PDFはいつ丸ごとではなく分割すべきですか

受け取る側が分かれているなら、ファイルも分けます。人によって必要なページが違う、提出画面の欄が項目ごとに分かれている、相手が見る理由のないページが混ざっている。どれか一つでも当てはまれば、一つの大きな添付は全員の手間を増やします。最初から順に読む書類なら、分けないのが正解です。

数えるのは欄の数で、ページ数ではない

申請書、証憑、振込控えの欄が別々にあるなら、ファイルもその数だけ要ります。三つを一つのPDFに入れれば相手が代わりに分ける作業をすることになり、抜けが出れば一週間後に補正依頼として戻ってきます。

ページ数だけを理由に分けるのは筋が悪いです。欄が一つで30ページでも、指示された順に並び、先頭に目次があれば問題ありません。分割を決めるのは書類の厚さではなく、記入している画面の形です。

一緒に送ってはいけないページ

見積書に原価の計算表が付いてくる、履歴書の後ろに給与関係の書類が続く、領収書の束に口座の明細が紛れる。どれも一緒に出す理由があったからではなく、スキャンが一度だったからそうなっただけです。

こうしたページは削除ではなく別ファイルへ移します。社内で後から必要になることがあり、原本を触らずに残しておけば、誰に何を出したのかを後で確認できます。

半分はファイル名の仕事

分けた後、区別するのは名前だけです。書類1やscan_finalという名前は、相手のフォルダで同じ名前の五十個と並びます。項目名と自分の名前を入れておけば、担当者は開かずにどの欄に入れるか分かります。

分割したら全ファイルを開き、最初と最後のページを読みます。範囲指定が一ページずれるのがこの作業で最も多い失敗で、開けばすぐ分かります。五秒の確認で、契約書の7ページ目を付録の冒頭として送る事故が防げます。

分けた後の送り方まで確かめる

複数のファイルを一つに圧縮して送るやり方が通じるのは、人が直接受け取る時だけです。自動の提出画面は圧縮ファイルを開かず、たいていは形式が違うとして拒否します。欄が複数あるなら、ファイルもそのまま複数で上げます。

メールで送る時は、本文にどのファイルが何かを一行で書きます。添付が四つあって説明がなければ受け取る側は全部開くことになり、その途中で一つが抜けます。ファイル名を丁寧に付けてあれば、この一行は短く済み、後でそのメールを探し直す時も見つけやすくなります。

出発前の確認

• 提出欄にページを合わせる
• 機密ページを分ける
• 目的別に名前を付ける

まず提出画面を開いて欄を数え、その数に合わせてページを配り、相手に不要なページは自分用の別ファイルへ移します。名前まで欄に合わせておけば、補正依頼なしで一度に通ります。