PDFをWebツールへ上げる前に何を見るべきですか

アップロードの前にPDFを開き、四つを見ます。このツールが何を返すべきか、他人に見せたくないページが混ざっていないか、ページの順番と向きが崩れていないか、容量が制限内かです。アップロード自体はやり直せますが、口座番号が写ったページが相手のサーバーへ渡った後に取り消す手段はありません。

スキャナは作ったものを正しく教えてくれない

複合機やスマホのスキャンアプリは、最後に白紙が入ったPDF、同じ紙が二重に入ったPDF、斜めに給紙されて90度回ったページを平気で作ります。ファイル名を見ても分かりません。結合ツールは白紙をそのまま結果に残し、圧縮ツールは白紙のノイズにまで容量を使います。

枚数を数えて、想定と合うか確かめます。12枚の契約書をスキャンして11枚しか入っていなくても、アップロードは成功と表示され、抜けた一枚は数日後に相手側の問題として戻ってきます。最初の紙、最後の紙、枚数の三点なら20秒で終わります。

隠すページではなく外すページを選ぶ

相手が本当に必要とするものを見ます。経費精算に要るのは領収書で、同じスキャンに写り込んだ身分証のページではありません。契約書なら署名ページは必要でも、他社名が並ぶ付録は不要です。

数字の上に黒い四角を置く操作は、削除ではありません。PDFの作り方によっては文字が図形の下に残り、コピーやテキスト抽出で出てきます。渡したくないページは塗るのではなく、そのページごと外します。

出力が提出先の指定と合っているか

ツールを選ぶ前に提出画面を読みます。PDF一つを求める窓口に画像の束を出す道具を使えば、作業は二度になります。容量の上限が書いてあるなら、失敗して知るのではなく先にその数値へ合わせます。

圧縮では画質が静かに落ちます。スキャンを圧縮したら、日付の刻印、余白の手書きメモ、表の下の注釈といった一番小さい文字を拡大して見ます。そこがぼやけていたら一段戻します。書類を審査する人は、まさにその細部を読みます。

パスワードと文書のプロパティも見る

開く時にパスワードを求めるPDFは、多くのWebツールが処理できずエラーだけを返します。自分でかけたものなら先に解除し、銀行や役所が発行時にかけたものなら、開いた状態から印刷機能で新しいPDFを作り直す方が早いです。エラー画面と向き合い続けるより確実です。

文書のプロパティには作成者名、作成に使ったソフト、時には元の保存場所まで残ります。会社アカウントの名前や自宅パソコンのユーザー名が入っていることがあるので、外に出す書類ならプロパティを一度開き、不要な項目は消しておきます。

出発前の確認

• アップロード前に開く
• 不要ページを除く
• 必要形式で戻るか確認

この確認にかかるのは一、二分です。やらなければ、相手の担当者に削除を頼み、作り直して再提出し、期限が持つことを祈る手順が残ります。開いて、枚数を数えて、渡すべきでないページを抜き、出力形式を確かめてからアップロードします。