共有文書を分かりやすくするファイル名規則

受け取った側のフォルダには、あなたのファイルが他の人のファイルと並びます。そこで最終版という名前が三つ並ぶと、開くまで区別がつきません。名前の付け方は、自分のためより相手のための作業です。

日付を先頭に置く

先頭を年月日にすると、名前の並び順がそのまま時系列になります。四桁の年、二桁の月、二桁の日を続けた形が扱いやすいです。区切りの記号を入れるかどうかは、統一されていれば構いませんが、混ぜると並びが崩れます。

日付の次に、何の書類かを入れます。申請書、見積、報告のように、相手が探すときに使う言葉を選びます。自分の中の呼び名や案件の略称だけだと、相手には伝わりません。社外に出すものは、略称を展開しておくほうが安全です。

版は言葉ではなく日付で表す

最終、最終版、本当の最終、と並ぶのは、版を言葉で表したからです。版は日付か通し番号で表します。日付を先頭に入れているなら、それがそのまま版になります。作り直した日に名前を更新するだけで済みます。

相手から修正が返ってきた場合も、上書きではなく新しい日付で保存します。上書きすると、どの版を相手が見たのか分からなくなります。同じ日に二回作り直したときだけ、末尾に枝番を足します。古い版は消さずに別のフォルダへ移せば、一覧は最新だけになります。

フォルダと名前の役割を分ける

フォルダに案件名が入っているからといって、ファイル名から省くと、送った先で迷子になります。添付として渡した瞬間に、そのファイルはフォルダの外に出ます。名前だけで中身が分かる状態にしておきます。

逆に、フォルダの中で見分けるための情報を全部名前に詰め込むと、長すぎて末尾が見えなくなります。相手が探すときに使う言葉を三つまでに絞るのが、ちょうどいい長さです。メールの一覧では末尾が省略されるので、大事な語ほど前に置きます。

提出欄の指定に合わせる

提出のフォームに名前の指定があるときは、自分の規則より指定が優先です。氏名を入れる、番号を入れる、記号を使わない。指定を読み飛ばして自分の形式で送ると、それだけで差し戻されます。

記号と空白は控えめにします。環境によって扱いが変わる文字があり、日本語の名前が別の文字に置き換わることもあります。相手の環境が分からないときは、英数字と下線だけにしておくと安全です。名前が化けて届いたと連絡が来たら、次からはその相手にだけ英数字の名前で送ります。

出発前の確認

• 日付と目的を先に置く
• 曖昧な最終名を避ける
• アップロード欄と名前を合わせる

日付を先頭、書類名は相手の言葉、版は日付、指定があれば従う。この形なら、送った後の問い合わせが減ります。